Kennst du das?
Eigentlich müsstest du jetzt die Monatsabrechnung machen …
Das Angebot soll schon seit Tagen beim Kunden sein….
Damit du dir einen Arbeitsplatz schaffen kannst, an dem du konzentriert und produktiv arbeiten kannst,
habe ich eine Liste mit Lösungen für dich zusammengestellt.
Denn oftmals liegt es (nur) an unserer Umgebung – also auf der räumlichen Ebene – , dass wir nicht das tun, was wir tun müssen oder auch tun wollen.
Wir können unsere Räume so gestalten, dass sie uns unterstützen.
Arbeitsplatz: Der Schreibtisch
Fangen wir mit dem nahe liegenden an: Dein Schreibtisch! Er ist wie ein eigener Kosmos; du solltest ihn wie einen Raum behandelt. Das heißt, du überlegst dir, wie du alles anordnest, wo Freiflächen wichtig sind usw.
So ist die Situation:
Manche Schreibtische sind unter einem Berg von Unterlagen begraben. Es ist keine Struktur und Ordnung vorhanden und du weißt nicht wo dein Locher, deine Zeichengeräte oder das Schreiben von der Firma XY ist.
Der Tisch ist zu klein oder zu niedrig; der Bürostuhl ist unbequem und lässt sich schon seit Monaten nicht mehr verstellen.
So steigerst du deine Produktivität:
Maßnahme:
Du brauchst vor allem einen ausreichend großen Schreibtisch und einen Schrank oder Rollcontainer. Dort sortierst du all deine Unterlagen, Pläne, Büroklammern und Schreibgeräte ein. Alles sollte einen festen Platz haben und zusätzlich noch nach Dringlichkeit oder Bedeutung sortiert werden. Was überflüssig ist oder keine Funktion mehr hat, sortierst du aus. Beispielsweise Unterlagen zu abgeschlossenen Vorgängen oder nie verwirklichten Projekten, Namensschilder von Veranstaltungen, Post-it Zettel mit kryptischen Nachrichten usw.
Damit du immer alles schnell wiederfindest, solltest du die Schubladen, Boxen, Schuber und Ordner beschriften.
Am Ende deines Arbeitstages, aber auch nachdem du einen Vorgangs oder einen Arbeitsablauf abgeschlossen hast, räumst du alles wieder an seinen zugewiesenen Platz und entsorgst außerdem den Müll, der angefallenen ist.
(Noch mehr Tipps für schnelle Ordnung findest du in diesem Blogartikel.)
Wirkung:
Du hast einen Geistesblitz und mit einem Griff auch die dazugehörigen Unterlagen zur Hand.
Du bekommst eine Ergänzung zu bestehenden Vorgängen und kannst sie jetzt sofort einsortieren.
Wenn du alles erledigt hast – dieser Zustand ist wahrscheinlich Utopie – ist auch dein Schreibtisch „sauber“.
[Ein
sauberer Schreibtisch oder „clean-desk“ ist auch im Zusammenhang mit
der DSGVO ein wichtiger Punkt. Denn auf deinem Schreibtisch befinden
sich häufig personenbezogene Daten, die auch andere einsehen könnten.
Die DSGVO verlangt den Verschluss solcher Daten, falls du deinen
Arbeitsplatz verlässt; sei es zum Kopieren, zur Mittagspause oder zum
Feierabend.]
Zusatzeffekt: Dein
Arbeitsplatz ist am nächsten Morgen gleich viel einladender und du
kannst ohne Umwege direkt mit deinen Aufgaben starten.
Maßnahme:
Die Möbel an deinem Arbeitsplatz müssen zu dir und deinen Bedürfnissen passen. Wenn du die meiste Zeit des Tages sitzt, ist ein bequemer Stuhl enorm wichtig. Zusätzlich solltest du einen höhenverstellbaren Schreibtisch oder ein Stehpult haben. So kannst du – je nach Bedarf und Tätigkeit – auch im Stehen arbeiten.
Wirkung:
Durch ergonomische Bürostühle und Sitz/Steh-Schreibtische, kannst du Nacken und Rückenbeschwerden lindern oder verhindern. Das trägt zu deinem Wohlbefinden bei und lässt dich entspannter Arbeiten. Auch unter dem Aspekt „geistige Beweglichkeit“ hilft dir ein Stehtisch. Wenn man erst einmal steht, ist es leichter sich zu bewegen und das bringt auch die Gedanken in Fluss.
Maßnahme:
Dein Blick sollte auf etwas Schönes fallen. Was das sein kann, ist natürlich ganz individuell und du kannst dir etwas nach deinem Geschmack aussuchen. Allerdings hat nicht jeder einen Arbeitsplatz ganz für sich. Dann ist es notwendig, die Bedürfnisse bzw. Vorlieben aller zu berücksichtigen. Grünpflanzen sind dann eine gute Lösung, da sie immer eine positive Wirkung haben.
Eine zusätzliche Maßnahme wäre ein Foto, dass dich oder (falls vorhanden) das Kollegium in einer positiven Situation zeigt.
Das kann sein:
*bei einem erfolgreichen Auftragsergebnis
*in einer fröhlichen Situation
*bei einer Firmenreise
*auf einem besonderen Event
Wirkung:
Auf etwas Schönes zu blicken entspannt und stimmt positiv. Wenn du außerdem noch Teil einer erfolgreichen, fröhlichen oder einfach nur schöne Situation bist, motiviert dich das. Sollte es mal nicht so gut laufen, zeigt es dir ein Bild von besseren Zeiten und hebt deine Stimmung.
Die Kraft von Bildern, in denen wir eine Rolle spielen, ist nicht zu unterschätzen.
Bist du auf der Suche nach kleinen Einrichtungsläden
oder besonderen Online-Shops?
Arbeitsplatz: Die Umgebung
Neben der Situation auf dem Schreibtisch, beeinflusst uns auch der Standort und der Ausblick vom Schreibtisch aus.
So ist die Situation:
Vielleicht hast du deinen Schreibtisch in einem fensterlosen Raum oder sitzt direkt vor einer Wand oder unter einem Dachbalken. Dann brauchst du dich nicht wundern, wenn du im Geiste immer wieder „vor die Wand“ läufst oder „ein Brett vor dem Kopf“ hast.
So steigerst du deine Produktivität:
Maßnahmen:
Sorge dafür, dass du von deinem Schreibtisch einen guten Überblick hast. Das heißt, dass du die Tür und die Kollegen im Blick hast. Gut ist es auch, wenn du vor einer Wand sitzt.
Wirkung:
Du fühlst dich sicher, wenn du den Raum um dich herum – aber vor allem die Tür – im Blick hast. Schönen Gruß aus der Steinzeit.
Genauso ist es mit der „Rückendeckung“; von da droht keine Gefahr.
So kannst du dich ganz auf deine Arbeit konzentrieren.
Maßnahmen:
Dein Arbeitsplatz sollte nicht zwischen Tür und Fenster ein. Im Feng-Shui spricht man dabei von einer Energieautobahn. Dadurch zerstreut sich deine Konzentration. Wenn es nicht anders möglich ist, solltest du dich und deinen Platz abschirmen. Das erreichst du, indem du eine Pflanze oder ins Fenster stellst und vor deinen Schreibtisch eine Trennwand.
Wirkung:
Deine Energie und Konzentration bleiben bei dir und deiner Arbeit. Du bist fokussierter, weil du dich von den negativen Einflüssen deiner Umgebung abschirmst.Ehrlich gesagt, hatte ich anfangs auch so meine Zweifel, aber…
Anfangs hatte ich auch so meine Zweifel.
Nachdem ich im letzten Jahr eine Ausbildung zur Feng-Shui Beraterin gemacht habe, wollte ich sofort einiges davon ausprobieren:
Ich habe meinen Schreibtisch um 180° gedreht. Dadurch konnte ich nicht mehr aus dem Fenster schauen, hatte jetzt aber die Tür im Blick.
Ein so krasses Ergebnis hatte ich wirklich nicht erwartet. Plötzlich konnte ich lange und konzentriert an einer Sache arbeiten und musste nicht ständig nachsehen, was sich vor meinem Fenster bewegt. (Zum Fenster hin habe ich mich natürlich mit einer Pflanze abgeschirmt. 😊)
Maßnahme:
Um deinen Arbeitsplatz herum, sollte es ordentlich und klar sein.
Das heißt: In deinem Blickfeld sind weder verstaubte Aktenbergen, noch Lieferkartons einschließlich Styropor-Polster. Um dich herum, gibt es nur Dinge, die mit deiner aktuellen Arbeit zu tun haben.
Das heißt nicht: Du lässt es alles andere hinter einer Tür oder deinem Rücken verschwinden. Vielmehr bedeutet es, dass für einen produktiven Arbeitsplatz Ordnung und Struktur (also ein System) absolut notwendig sind. Denn alles Zusätzliche in deiner Umgebung, kostet auch zusätzliche Aufmerksamkeit.
Wirkung:
Wenn du weniger Sachen in deiner Arbeitsumgebung hast, erleichtert dir das den Überblick und das führt garantiert zu Stressreduktion. Von der Zeitersparnis, die dir eine strukturierte Umgebung bringt, ganz zu schweigen.
Arbeitsplatz: Raum-Erfordernis
Dein Schreibtisch ist systematisch geordnet, du sitzt auf einem ergonomischen Stuhl in einer sicheren Position, schaust auf etwas Schönes und Motivierendes…
…und kannst dich trotzdem nicht auf deine Aufgabe konzentrieren.
Denn es gibt noch einen weiteren Aspekt, den du bei der Arbeitsplatz-Gestaltung beachten musst. Die Anforderungen an den Raum unterscheiden sich, abhängig von der Aufgabe und der Funktion.
So ist die Situation:
Du musst bis heute Nachmittag einen Artikel fertig schreiben. Um dich herum herrscht reges Treiben und der etwas schwerhörige Kollege dir gegenüber, telefoniert schon seit einer halben Stunde.
Oder:
Du und drei deiner Kollegen planen eine Hausmesse. Da es keinen freien Raum für diesen Fall gibt, quetscht ihr euch um deinen Schreibtisch.
So steigerst du die Produktivität:
Maßnahme:
Ein Raum für Gruppenprojekte sollte von den anderen Arbeitsplätzen entfernt sein. Er muss ausreichend Platz für alle Beteiligten bieten. Die eingesetzten Medien sollten gut einsehbar sein.
Gute Farben für diesen Bereich sind Blau, Orange und Rot (hierbei Vorsicht mit der Dosierung)
Wirkung:
Ein Raum, der den Bedürfnissen der Mitarbeiter und der Aufgabe entsprechen, unterstützt beide. Er kann die Kreativität ansprechen, die Konzentration fördern oder auch inspirieren.
Maßnahme:
Ein Raum für Rückzug, sollte dir Privatsphäre, Ruhe und Komfort bieten. Eventuell sogar die Geräusche abschirmen.
Gute Farben für diesen Bereich sind Gelb, Lila und Grün.
Wirkung:
Hier kannst du Energie sammeln, abschalten oder in Ruhe über ein kniffliges Problem nachdenken.
Maßnahme:
Du und deine Kollegen sollten einen Platz oder Raum haben, an dem ihr essen und Kaffee trinken könnt und der sich optisch von den „Arbeitsstätten“ unterscheidet.
Gute Farben für diesen Bereich sind Grün, Gelb und Orange.
Wirkung:
So wird die Essenspause auch wirklich zur Pause. Du erfrischst dich im doppelten Sinn und kannst danach mit neuer Energie an die Arbeit. Je nach Anforderung an den Raum, kannst du die unterschiedliche Wirkung von Farben nutzen. Dabei musst du jedoch beachten, dass jede Farbe in vielen unterschiedlichen Schattierungen existiert.
Ein Blauton kann kalt sein und mit etwas Gelbanteil auch warm.
Blau: Kommunikativ, kreativ, lässt den Raum größer erscheinen, steht für Freiheit
Orange: Aktiviert, gibt Kraft, wirkt freundlich
Gelb: Stimuliert, gibt Energie, gleicht aus, Konzentration
Lila/Violett: Konzentration, Inspirierend, extravagant, kreativ
Rot: Energie, Dynamik, Vitalität, anregend
Grün: Harmonie, Stressreduzierend, beruhigend, klar
Was du noch tun kannst
Maßnahme:
Wenn du dir die Natur in dein Arbeitszimmer holst, hat das eine klärende und stärkende Wirkung. Es gibt viele Möglichkeiten, wie du das umzusetzen kannst:
+ Grünpflanzen aufstellen oder hängen – toll sind auch lebende Wände
+ Ein Bild z.B. vom einem Waldweg aufhängen
+ Natürliche Materialien verwenden, also Holz, Bambus, Korb, Schiefer
+ Eine Wand grün streiche
(Über die Wirkung von Grün in deiner Umgebung kannst du in diesem Blogartikel lesen.)
Wirkung:
Natur und natürliche Elemente, sogar nur die Farbe Grün an der Wand, haben auf den Menschen eine beruhigende Wirkung, Diese Entspannung fördert auch die Kreativität. Dazu gibt es etliche Untersuchungen. Man hat sogar festgestellt, dass Grün auch eine heilende Wirkung hat. Also Menschen werden unter dem Einfluß von natürlchem Grün schneller gesund.
(vgl. Dr. Joachim Rathmann, Therapeutische Landschaften in der Psychoonkologie, Uni Augsburg)
Maßnahme:
Nach all den vernünftigen Überlegungen und Maßnahmen, kannst du am Ende noch etwas Leichtigkeit und Spielerisches in den Raum bringen. Je nach Arbeitsplatz und Raumangebot, kann das eine Schaukel, eine Carrerabahn, eine Tischtennisplatte oder eine Dartscheibe sein. Hast du für all das keinen Platz: Es können auch Tip-Kick, Geschicklichkeitsspiele oder Hampelmann-Figuren verschiedener Königshausmitglieder sein. Möglich wäre auch ein spielerisches Projekt, wie zum Beispiel ein 10000 Puzzle, an dem die ganzen Abteilung „mitarbeitet“. – Ich kucke übrigens rechts auf einen Charlie Brown Teller und links auf eine Winke-Katze.
Wirkung:
Völlig von der Arbeit und einer Absicht gelöst, fördert Spielen die Kreativität. Sie spricht den ganzen Menschen an und nicht die Arbeitskraft oder -kompetenz. Dabei kannst du bei deinen Mitarbeitern manchmal auch eine Überraschung erleben.
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